一分一秒でも早く会議を終わらせるためには

はじめに

時間だけが長く中身のない会議が多いなぁと思ったことがありませんか？よくそういう話しを聞きますが、そう言っている本人もやたら時間の長い会議を開催していることがあります。

 

例えば、10人が2時間拘束される会議は、

 

　　10人 × 2時間 = 20時間

　　20時間  ÷  8時間(1人1日の労働時間) = 2.5人日

 

もう少しわかりやすく金額に換算してみましょう。

フリーランスの初級SEを雇おうとすると、諸経費込みで月60万は最低かかります。

20営業日で割ると、1日3万円はかかります。上記の会議を金額換算すると、

 

       2.5人日 × 3万円 = 7.5万円

 

なななんと、7.5万円。。。その会議7.5万円の価値でていますか？

おそらく出せていないことがほとんどです。

 

ここであなたが会議の仕切りがイケてる人間だとします。

イケてるあなたは1人で2時間準備をして、会議を1時間で終わらせた場合、

 

　　1人 × 2時間(準備) = 2時間

　　10人 × 1時間 = 10時間

　　(2時間 + 10時間 ) ÷8時間(1人1日の労働時間) = 約1.5人日

 

      (2.5人日 - 1.5人日) × 3万円 = 3万円

 

あなたが2時間準備し、会議でイケてる仕切りができれば、3万円の価値を生み出すことができます。

  

これに気づいてから、いかに早く会議を終わらせるかを考えて仕事をしてきました。

 

そこで今回は、自分が会議を開催するときに気を付けていることをシェアします。

 

全体編

準備8割、実施2割

どんなことにも言えますが、とにかく準備がすべてです。

例えばサッカー選手が練習をしないで試合で、良い結果が得られると思いますか？

 

NO！！！！

 

どんな準備が必要か？については、後述しますが、心にとめておいてほしいのは、「準備なくして結果なし」ということです。

 

それを踏まえて、次の頁へ進みましょう。

 

会議の種類を見極めろ

会議の種類は大きく分けて3つあります。

　①承認をもらう会議（承認系）

　②情報共有をする会議（共有系）

　③ディスカッションする会議（討議系）

 

なぜ、会議の種類を意識する必要があるか？

それは種類によってゴール設定が異なり、後述するアジェンダの組み方や、会議の進め方に大きく影響がでます。まずは自分が参加する会議はどの種類なのか？意識しましょう。

 

 

	例	ゴール	呼ぶべき人
①承認系	・部品購入の許可をもらう ・システムのリリース許可をもらう	・決裁者から承認をもらうこと	決裁者
②共有系	・作業状況の報告	・上司や同僚に情報を共有すること	レポートライン(上司)
③討議系	・新しい商品のコンセプトをどうするか？	・方向性の合意	ケース バイ ケース

 

会議が長くなってしまうよくある例として、1つの会議に様々な種類を混ぜてしまうことです。混ぜてしまうと参加者がゴールを勘違いしてしまい、会議が発散してします。

 

なので、1会議1種類にするように心がけましょう。

 

会議は劇である

「この会議どうなるかな？」と言っているようではすでに負けています。

 

自分で台本を書いて、参加者にその通りにしゃべらせる、というぐらい準備をしなければ、ダラダラ会議になってしまいます。会議を主催するあなたは演出家でなければなりません。

 

 

 

準備編

アジェンダを用意しろ

今まで10社以上の会社と仕事をしてきましたが、用意しているところは少なかった印象です。

 

なぜ、アジェンダを用意するのか？

 

答えは簡単です。議論を（悪い意味で）発散させないためです。アジェンダがないと、会議出席者がどの議題に対して議論をしているのかわからなくなり、発散してしまい、会議時間が延びてしまいます。

 

また自分でアジェンダを作ることで、

 

　会議の種類が何なのか？

　どんな会議になるか？

 

とイロイロ想像することができます。そうすると台本が自然と書けるようになります。

 

参加者は絞れ

非常に大切です。人数が増えれば、その分発散する可能性があります。また、人数が多くなると、自然と発言しにくい環境になってしまいます。

 

また参加するのも、経営的な目線で見れば、タダではないのです。会議に貢献しない人（≒発言しない人、かき乱すだけの人）はできるだけ呼ばないようにしましょう。

 

アジェンダを事前に配れ

参加者の参加意識を高めるために、アジェンダは事前に配りましょう。配ることで、各議題について参加者が事前に自分の考えをまとめてくれ、会議の時間が短くなる可能性があります。

 

また、自分が参加する立場だと、どんな会議になるのか事前に知りたくありませんか？

 

会議の敷居を下げるためにも事前にアジェンダを配りましょう。

 

 

実施編

序盤

前回議事録の確認から

議事録と書きましたが、ここで確認をすべきは宿題事項の進捗状況の確認です。特に、今回の会議が前回宿題の状況しだいで議論の質が変わる場合、確認は必須です。後述の内容と被ってしまいますが、前提をそろえる行為は非常に大切です。

 

なお、議事録についてはイロイロと技があるのですが、これを書き始めると記事が一本かけてしまうので、ここでは割愛します。

 

 

前提や背景から説明を

いきなり議題に入らないでください。参加者はあなたは同一人物ではありません。

会議をする上で、参加者の知識の前提が揃っていないと、変な発言を誘発してしまいます。

 

みんな知っているから改めて背景を説明する必要はないだろなぁ、

 

と、思うかもしれませんが、このひと手間が会議時間の圧縮につながります。また、背景の説明はたかだか1分程度でいいのです。これで議論が発散しにくくなれば儲けものだと思いませんか？

 

 

顔色を窺え

説明をするとき、資料に目を落としがちですが、ここでは受けての顔色をしっかりみましょう。人の表情を見ることで、

 

　賛成をしているか？

　反対をしているか？

　興味がないか？

 

おおよそ見分けることができます。見分けることができれば、会議の組み立てを考えることができます。

 

例えば、

決裁者が難色を示しているが、それ以外が賛成の場合、

 

この時絶対やってはいけないのは、決裁者にしゃべらせること。

 

難色を示している決裁者が反対意見を述べ始めると、他の人がどう思っていたとしても、狙った方向に結論が導かれることはありません。

 

こういうときは、賛成の空気を会議室に漂わせてから、決裁者の反対意見を伺う。こうすることで、決裁者自身も強く反対意見を言えなくなる場合が経験上多いです。

 

このように、説明をするときは資料に目を落とすのではなく、聞いてる人の表情を読み取ることが大切です。

 

中盤

ホワイトボードを活用せよ

説明が一通り終わると、いろんな人がいろんな意見を言ってきます。

（だれも言わない会議も多々ありますが。。）

 

この時意識したいのはそれぞれが議題のどの部分に対して、意見を述べているか？です。会議時間が長くなる要因の一つとして、発言者同士の意見がかみ合わずすり合わせに時間がかかってしまうからです。

 

こんな時はホワイトボードを活用しましょう。

 

ホワイトボードに議論を構造化し、それぞれがどについて論じているのかを可視化することで、意見のすれ違いがなくなったり、また話しが脱線するケースが大幅に減ります。

 

ホワイトボードの活用は、会議に参加している感がでるため、いまいち会議に貢献できていないなぁと思ったときは、みんなの意見をホワイトボードにまとめるだけで、貢献度合いが非常にUPします。

 

沈黙に耐えろ

決裁を仰ぐシーン。微妙な間ができたりしませんか？

気まずい空気になって、何か喋ってしまいませんか？

 

そういうときに喋る内容はたいして考えられてなく、ボロがでることが多かったりします。コミュニケーションの原則は先手必勝ですが、この場合は違います。

相手に考える時間を与えてください。

 

また明確な根拠はありませんが、経験則上、沈黙を破ったほうが不利になることが多いので、ここはぐっとこらえ２～３分は自分からは喋らないという決意でいてください。

 

弱そうな奴に話しを振れ

議論が全く弾まない場合。こういったときは自分より職位が下、もしくは同じぐらいの人に話しを振ってみてください。何かしゃべってくれますから、それをとっかかりに議論を広げていきましょう。

 

逆になぜ、強そうなやつに話しを振ってはいけないのか？

 

それは、強そうな人が意見すると、それでアンカリングしてしまい、その内容を覆しにくくなります。

 

弱い強いってなんやねん、

 

と思う方も多いでしょうか、自分なりに人を格付けしていると思いますので、それに従ってみてください。

 

 

終盤

会議の最後に宿題と決定事項の確認

ここからは会議を早く終わらせる、というより次のアクションに向けてのTipsになります。会議の終わりに、宿題と決定事項の確認をしましょう。

 

なぜって？

 

宿題と決定事項は人によって思っていることが異なるからです。明示的に確認することで、参加者の意識統一ができ、後からの横やりを防止することにつながります。

 

担当者はバイネームで

宿題事項の担当は、必ず人の個人名を割り振りましょう。よく見かけるのはチーム名とか会社名を入れるケースです。チーム名や会社名で割り当てると、責任ば分散され宿題が実施されないことが多々あります。個人名を割り当てるのは勇気がいりますが、

 

「この宿題は、○○さんが担当でよろしいですよね？」

 

と、いいましょう。こうすることで、責任の所在が明確化し、進捗が望めます。、

  

議事録は同時並行で作って終わったら即送付

これも賛否両論ありますが、よっぽど重要度の高い会議で恣意的に決定事項や宿題をずらいしたい場合を除き、議事録は原則、会議をしながら作り会議が終わると同時に送付したほうがよいです。

 

理由は大きく三つ

　・品質の高い議事録を求められない

　・決次のアクションに早くつなげてもらえる

　・仕事ができるやつだと思われる

 

このようにすでに決まっている͡͡コト（仕事）は、早ければ早いほど評価があがります。ぜひ実践してみてください。

 

さいごに

いかがでしょうか？

会議に呼ばれる若手はすべてを実践するのは難しいかと思いますが、主催者のフォローをして会議時間の圧縮、効率的な会議の手助けをしてみてください。

 

この技術を使うだけで、本質的に仕事はできなくても、「仕事ができるやつ！」という印象を与えることができ、ハロー効果を期待することができます。

 

ぜひ実践してみてください。

 

なお、今回書けなかったのは、「話しを脱線するおしゃべりマン」

 

まだどうやって対処したらいいか解がでていません。。。ちょうど今の現場にそんなような人がいるので、トライ＆エラーをしながら、解を探しています。